Assistante de direction – H/F

Job Description

<strong>Présentation de l’employeur / Finalité du poste / Contexte<br><br></strong>Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 120 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.<br><br>Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement… participez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France !<br><br><strong>Missions principales<br><br></strong>Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez :<br><ul><li> Gestion de l’agenda du Directeur Général des Services (DGS), et gestion des plannings de permanences en lien avec la Préfecture + criseapp </li><li> Accueil physique et téléphonique pour renseigner et orienter efficacement différents interlocuteurs, et garantir la diffusion rigoureuse de l’information : contact avec le Cabinet du Président et des élus du Conseil départemental, les partenaires extérieurs, l’ensemble des services, et mise à jour régulière du répertoire des contacts (internes et externes à la collectivité) </li><li> Suivi et relecture des courriers et des notes transmis par les directions (assurer le lien avec les services en cas de corrections et/ou compléments) </li><li> Participation aux différentes réunions : Comité de Direction, Comité des Directeurs, séminaires, Bureaux de l’exécutif. Préparation des réunions, des supports de réunion, et rédaction du relevé de décisions </li><li> Mise en forme et rédaction de courriers, notes, ou tout document émis par la DGS (respect charte graphique, syntaxe, orthographe), assurer le suivi du courrier dématérialisé via Maarch (nouvel outil de gestion électronique du courrier), et veille des circuits parapheurs </li><li> Gestion de quelques dossiers en propre pour le compte du DGS, organisation et gestion du classement des dossiers </li><li> Gestion des frais de représentation DGS, DGA, et Directeur de Cabinet, et des ordres de mission (étranger) </li><li> Gestion des commandes de fournitures (consommables, administratives) </li></ul> <strong>Compétences, qualités requises / conditions d’exercice<br><br></strong>Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience :<br><ul><li> Aisance relationnelle, s ens de l’accueil et de la communication </li><li> Savoir gérer les priorités </li><li> Capacités rédactionnelles – orthographe </li><li> Connaissance des Collectivités Locales, et des Service déconcentrés de l’Etat </li><li> Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Internet/intranet, Incovar, Dotelec, Criseapp, Maarch <br></li></ul><strong><u>Vos Savoir-être Sont<br></u></strong><ul><li> Autonomie, souplesse, disponibilité, réactivité </li><li> Capacité à travailler en équipe </li><li> Confidentialité absolue </li><li> Sens de l’organisation et de la précision <br></li></ul>Ce poste nécessite des conditions d’exercice particulières dont vous devez tenir compte : s ecrétariat à titre exclusif et avec des obligations spéciales, notamment en matière d’horaires.<br><br>Si vous vous reconnaissez dans ce poste, le Département attend votre candidature avant le 10/08/2023.