Consultant en Archivage

Job Description

<p><span><span><span><strong><span><span>La Compagnie Kaizen<br><br></span></span></strong></span></span></span></p><p><span><span><span><span><span>La Compagnie Kaizen est une société d’experts-conseils en développement international et un incubateur de solutions novatrices et évolutives qui répondent aux défis et aux possibilités des marchés émergents. La Compagnie Kaizen recherche à catalyser les améliorations de la performance organisationnelle et institutionnelle locale en établissant des communautés de pratique qui facilitent l’apprentissage entre pairs et la réalisation d’objectifs communs. La Compagnie Kaizen aspire à transformer la nature et l’impact de l’aide au développement et travaille à renforcer les organisations et les institutions grâce à des approches novatrices dans le développement, la réforme et le changement organisationnel.<br><br></span></span></span></span></span></p><p><span><span><span><strong><span><span>Contexte:<br><br></span></span></strong></span></span></span></p><p><span><span><span><span><span>Le Projet d’Appui à l’Engagement de la Société Civile dans le Processus du Développement Local financé par l’USAID et mis en œuvre par la Compagnie Kaizen, est un projet qui s’aligne sur la stratégie du gouvernement Djiboutien à travers la vision Djibouti 2035. <br><br></span></span></span></span></span></p><p><span><span><span><span><span>Le projet de quatre ans a pour objectif principale de fournir une assistance technique pour renforcer les capacités organisationnelles et opérationnelles des principaux acteurs du développement local notamment les autorités locales des régions de l’intérieur et les organisations de la société civile. <br><br></span></span></span></span></span></p><p><span><span><span><span><span>Le projet vise entre autres à : <br><br></span></span></span></span></span></p><ol><li><span><span><span><span><span><span>Accompagner la concertation et la collaboration existante entre les autorités locales et les OSC;</span></span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span><span>Renforcer les capacités structurelles et organisationnelles des OSC ainsi que le mécanisme de collaboration et coordination entre la société civile et les conseils régionaux. </span></span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span><span>Promouvoir les actions de lutte contre les VBG/MGF </span></span></span></span></span></span></li></ol><p><br><br></p><p><span><span><span><strong><span><span>Description de la Mission:<br><br></span></span></strong></span></span></span></p><p><span><span><span><span><span>Sous la supervision technique du Directeur Général de la Direction de l’Administration Générale et de la Règlementation (DAGR) du Ministère de l’Intérieur et la supervision administrative de la Compagnie Kaizen, le/la consultant(e) travaillera à la Direction de l’Administration Générale et de la Règlementation (DAGR) du Ministère de l’Intérieur et aura pour mission de:<br><br></span></span></span></span></span></p><ul><li><span><span><span><span><span>Diagnostiquer la situation actuelle de l’archivage </span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Proposer un système d’archivage mixte (physique et numérique) et de conservation des documents qui réponde au besoin de l’organisation et minimiser les risques (perte, destruction, vol, incendie, confidentialité, etc.) </span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Evaluer l’impact de la mise en œuvre sur la structure de l’organisation (besoin en staff dédiés, en équipement spécifique, etc.) </span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Accompagner la mise en œuvre effective du système d’archivage après validation par la direction</span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Accompagner l’organisation dans la mise en œuvre du systeme d’archivage pour la finance et les supports physiques spécifiques pour l’administration </span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Proposer et mettre en place un manuel de procédures d’archivage. </span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Renforcer les capacités du staff en technique de conservation et d’archivage des documents pour l’appropriation du système pendant et après la prestation.</span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Mettre en places un système de suivi et évaluation des procédures d’archivage de la DAGR pour assurer le pilotage.</span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Assurer la formation d’une personne ressource de la DAGR pour prendre en main sur le système d’archivage après la fin de la mission. </span></span></span></span></span></li></ul><p><br><br></p><p><span><span><span><strong><span>Qualification et compétences requises :<br><br></span></strong></span></span></span></p><p><br><br></p><ul><li><span><span><span><span><span>Au moins 6 ans d’expérience dans la gestion des documents et du système d’archivage</span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Maitrise du français (la maitrise des langues locales est un atout).</span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Doit être citoyen Djiboutien</span></span></span></span></span></li></ul><p><br><br></p><p><span><span><span><strong><span><span>Résultat Attendus <br><br></span></span></strong></span></span></span></p><p><span><span><span><span><span>Au terme de cette consultance le consultant devra produire les résultats suivants : <br><br></span></span></span></span></span></p><ul><li><span><span><span><span><span>Rapport de diagnostic </span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Document de proposition du système d’archivage mixte (physique et numérique) et de conservation des documents disponible </span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Manuel d’archivage disponible </span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Nouveau système d’archivage disponible incluant les procédures de sortie/entrées des archives </span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Les capacités du staff sont renforcées en matière conservation et traitement des archives. </span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Les documents sont bien archivés et accessibles</span></span></span></span></span></li><li><span><span><span><span><span>Compte rendu de la mission (rapport final)</span></span></span></span></span></li></ul><p><br><br></p><p><span><span><span><strong><span><span>Propositions et Profil de consultant<br><br></span></span></strong></span></span></span></p><p><span><span><span><span><span>La proposition doit comprendre: <br><br></span></span></span></span></span></p><ul><li><span><span><span><span><span>CV comportant les détails des expériences antérieures et qualifications du consultant.</span></span></span></span></span></li></ul><p><span><span><span><strong><span><span>Modalité de candidature et Date<br><br></span></span></strong></span></span></span></p><p><span><span><span><span><span>Les dossiers de candidature doivent être soumis à l’adresse suivante </span></span><span><span>https://kaizen.jazz.co</span></span><span><span> au plus tard le <strong><u>22 Juin 2023 à 23h59.<br><br></u></strong></span></span></span></span></span></p><p><br><br></p><p><br><br></p>