Assistant

Job Description

<p><strong>Original Marrakech a besoin de renfort.</strong> </p><p><br></p><p>Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) secrétaire dévouée et compétente pour rejoindre notre équipe. En tant qu’assistant(e) secrétaire, vous serez responsable de fournir un soutien administratif essentiel à nos opérations quotidiennes, en veillant à ce que les tâches administratives soient traitées de manière efficace et professionnelle. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination des activités administratives, en veillant à ce que tout fonctionne en douceur et que nos clients et notre personnel reçoivent un excellent service.</p><p>Responsabilités :</p><p>Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les correspondances, et les acheminer aux membres appropriés de l’équipe.</p><p>Accueillir les visiteurs, les diriger vers les bureaux appropriés et répondre à leurs questions.</p><p>Aider à la gestion de l’agenda de l’équipe, planifier les réunions et les rendez-vous.</p><p>Préparer et mettre en forme les documents administratifs tels que les rapports, les présentations et les correspondances.</p><p>Gérer les tâches de bureau quotidiennes, y compris la gestion des fournitures de bureau, la maintenance des équipements et la coordination des services de courrier.</p><p>Aider dans les tâches de comptabilité de base, telles que la gestion des dépenses, la préparation des factures et la tenue de dossiers financiers.</p><p>Maintenir la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.</p><p>Exigences :</p><p>Expérience préalable en tant qu’assistante secrétaire ou dans un rôle administratif similaire.</p><p>Excellentes compétences en communication orale et écrite en français (et en anglais si nécessaire).</p><p>Capacité à gérer les appels téléphoniques et les visiteurs de manière professionnelle et courtoise.</p><p>Maîtrise des outils informatiques courants tels que MS Office (Word, Excel..) et la gestion des courriers électroniques.</p><p>Compétences en organisation et en gestion du temps, avec une grande attention aux détails.</p><p>Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des décisions éclairées.</p><p>Discrétion et respect de la confidentialité.</p><p>Aptitude à travailler dans un environnement dynamique et à s’adapter aux changements.</p><p>Si vous êtes une personne organisée, polyvalente et proactive, avec d’excellentes compétences en communication et en service clientèle, nous serions ravis de recevoir votre candidature pour rejoindre notre équipe en tant qu’assistant(e) secrétaire.</p><p><br></p><p>Voici en résumé les taches quotidiennes : </p><p><br></p><strong>Assistant(e) Secrétaire</strong><p>L’assistant(e) secrétaire est chargé(e) de gérer les tâches administratives et organisationnelles pour notre collaboratrice manageuse des ventes. Les tâches peuvent inclure la planification des commandes, la gestion des correspondances, la gestion de l’agenda, la préparation de rapports et de présentations. L’assistant(e) secrétaire est également souvent responsable de la coordination des demandes et des besoins pour la gestion des stocks et des achats. En résumé, l’assistant(e) secrétaire aide à assurer le bon fonctionnement des activités quotidiennes de l’entreprise.</p><strong>Les besoins :</strong><p>Suivi quotidien des différentes plateformes professionnelles (MOM, Faire, etc.)</p><ul><li>Pour les demandes d’informations : préparer une fiche client avec les informations nécessaires pour faire un point avec sa responsable et envoyer un e-mail type avec catalogue dédié (concept-store, CHR, ou autre, etc.).</li><li>Préparation et retranscription des réunions quotidiennes</li></ul><strong>Traitement des commandes clients professionnels (BtoB)</strong><ul><li>Transformer les demandes clients en devis</li><li>Transformer les devis en factures</li><li>Transformer les factures en planning de confection pour la préparation des commandes</li><li>Établir un planning de confection pour la broderie</li><li>Préparer la facture DHL / préparer et vérifier la liste de colisage</li><li>Faire la demande d’enlèvement via DHL</li><li>Envoyer un e-mail type avec le tracking (suivi de colis) au client pour lui indiquer que son colis est bien parti</li><li>Assurer le suivi des colis</li><li>Vérifier la facturation DHL pour qu’elle corresponde bien au montant facturé</li></ul><strong>Classement des données clients professionnels</strong><ul><li>Enregistrer toutes les informations dans les fichiers clients</li><li>Créer une fiche client à déterminer sur Excel ou CRM</li><li>Intégrer dans le dossier clients les photos des produits avant emballage</li></ul><strong>Traitement des commandes clients particuliers (BtoC)</strong><ul><li>Vérifier tous les matins les commandes sur le site internet</li><li>Préparer le planning de confection pour la production et la broderie</li><li>Préparer et effectuer l’envoi DHL</li></ul><strong>Suivi clients (BtoC) et (BtoB)</strong><ul><li>Envoyer un e-mail type de satisfaction aux clients particuliers ou professionnels pour vérifier s’ils ont bien reçu leur marchandise et s’ils souhaitent laisser un commentaire sur le site internet, Trip Advisor, Google, etc.</li></ul><p><br></p><p>Si ce poste est fait pour vous et que vous souhaitez rejoindre l’aventure envoyez nous un vrai message personnalisé .</p>